Ranking operatorów VoIP a potrzeby zespołu

Myśl o zmianie firmowej telefonii pojawia się zwykle wtedy, gdy połączenia od klientów, rozmowy wychodzące zespołu i praca poza biurem zaczynają wymagać wspólnego planu. Przydatny może być jeden numer kontaktowy, pod którym firma jest osiągalna niezależnie od miejsca pracy. Zestawienie dostawców pomaga uporządkować temat, ale dopiero codzienne sytuacje pokazują, jakiej komunikacji potrzebuje zespół.

Od rankingu do własnych priorytetów

Przeglądając ranking operatorów VoIP, można potraktować go jako inspirację do określenia firmowych priorytetów, a nie gotową odpowiedź na każdą potrzebę. Znaczenie mają sposób odbierania połączeń przez zespół, kontakt z klientami poza biurem oraz to, czy rozmowy odbywają się przez telefony, komputery, czy oba rodzaje urządzeń. Przy rozmowie z doradcą pomaga krótka lista sytuacji z codziennej pracy, w tym potrzeba oddzielenia spraw firmowych od prywatnych.

Przykładowe kwestie do uporządkowania:

• Odbieranie połączeń przez zespół
• Kontakt z klientami poza biurem
• Korzystanie z telefonów i komputerów
• Oddzielenie rozmów firmowych od prywatnych.

Takie zestawienie pokazuje, czy ważniejsze jest sprawne kierowanie połączeń do właściwych osób, czy swoboda prowadzenia rozmów w różnych miejscach. Może też ujawnić, że pracownicy potrzebują kilku sposobów kontaktu, zależnie od obowiązków. Codzienny rytm pracy staje się wtedy praktyczną wskazówką przy omawianiu rozwiązania.

Przeczytaj również: Sprawdź, jak wężyk do aparatu słuchowego układa się przy uchu

Centralka i numery w codziennej pracy

Po ustaleniu priorytetów można omówić z fachowcem rolę wirtualnej centralki oraz numerów komórkowych VoIP. Główny numer kontaktowy firmy może służyć do obsługi połączeń od klientów, a kontakty przypisane do pracowników ułatwiać rozmowę z konkretną osobą. Rozmowy między współpracownikami można uwzględnić w planie komunikacji tak samo jak kontakt z klientami podczas wyjazdów.

Podział kontaktów pomaga ustalić, które połączenia powinny trafiać do całego zespołu, a które do wybranych pracowników. Istotne jest również, czy wspólny numer ma być podstawowym kanałem dla klientów, czy jednym z kilku sposobów kontaktu. Gdy pracownicy korzystają z telefonów i komputerów w różnych miejscach, przydaje się rozważenie, jak zachować ciągłość rozmów między biurem a wyjazdem. Tak uporządkowane potrzeby ułatwiają rozmowę o układzie telefonii dopasowanym do organizacji pracy.